Personvern og cookies

• Personlige opplysninger slik som:
  – Navn, kjønn og signatur
  – Fødselsnummer eller annet nasjonalt ID-nummer
  – Nasjonalitet og bostedsland
  – Bilde av deg og legitimasjon som kopi av pass, førerkort eller fødselsattest
• Kontaktinformasjon slik som:
  – Adresse
  – Telefonnummer
  – E-postadresse
• Økonomiske opplysninger:
  – Inntekt
  – Formue
  – Gjeld
  – Kredittvurderinger
  – Forsikringer
  – Investeringsmål
• Opplysninger om kunnskap og erfaring fra verdipapirhandel
• Opplysninger om politisk eksponering
• Opplysninger om utdanning, yrke, kompetanse og erfaring
• Opplysninger om familien og husstanden
• Opplysninger om du som privatkunde også driver egen virksomhet
• Opplysninger om hvilke tjenester og produkter vi tilbyr deg, herunder andre kontoer, kort, lån mv.
• Digital informasjon knyttet til din bruk av våre nettsider, digitale applikasjoner mv. Se punkt 11 om Informasjonskapsler og Cookies
• Andre opplysninger mottatt gjennom våre ulike kommunikasjonskanaler

Det er viktig at de opplysningene du gir, er korrekte og nøyaktige, og at du holder oss oppdatert om eventuelle endringer.

Vi behandler opplysninger om deg for å tilby deg best mulig rådgivning og de beste løsningene, sikre økonomien din og oppfylle våre avtaler med deg.

Vi behandler personopplysninger for å gi deg, eller kunden som du har en tilknytning til, de finansielle tjenestene og produktene som etterspørres – hovedsakelig investeringsrådgivning eller individuell porteføljeforvaltning knyttet til de ulike fondsproduktene våre.

Vi behandler personopplysninger for følgende formål:

• For å kunne tilby deg våre produkter og tjenester og – dersom du velger å akseptere ett eller flere av våre produkter eller tjenester og bli kunde – for å opprette et kundeforhold med legitimering og verifisering med tanke på hvitvasking
• Kundeservice og administrasjon av kundeforholdet, herunder rådgivning
• For å kommunisere med deg om våre produkter og tjenester for juridiske, lovbestemte og tjenesterelaterte formål
• For markedsføring av våre produkter og tjenester. Vi bruker informasjonskapsler og lignende teknologi, herunder for markedsføring gjennom digitale kanaler og sosiale plattformer. Du kan lese mer om dette under «Vår bruk av informasjonskapsler (cookies).
• For å etterleve gjeldende lov og andre regulatoriske krav og administrative formål, herunder legitimering og verifisering i samsvar med hvitvaskingsloven, risikostyring, samt for å forhindre og avdekke hvitvasking, svindel og andre former for økonomisk kriminalitet.
  – I tilknytning til bekjempelse av hvitvasking blir identifikasjonsopplysninger innhentet med jevne mellomrom så lenge du har en avtale med oss, slik loven krever.

• Du har gitt samtykke til bruk av personopplysningene for et bestemt formål, jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 6.1 (a)
• Du har inngått eller vurderer å inngå avtale med oss om en tjeneste eller et produkt, jf. personvernforordningen artikkel 6.1 (b)
• For å oppfylle en juridisk forpliktelse, jf. personvernforordningen artikkel 6.1 (c), for eksempel i henhold til:
  – Hvitvaskingsloven
  – Finansavtaleloven
  – Finansforetaksloven
  – Verdipapirhandelloven
  – Verdipapirfondloven
  – EUs personvernforordning (GDPR) og norsk personvernlovgivning
• Det er nødvendig for å forfølge en berettiget interesse som Eika Kapitalforvaltning har, jf. personvernforordningen artikkel 6.1 (f). Dette kan for eksempel være dokumentasjons- og sikkerhetsformål, for å forhindre og avdekke hvitvasking, for å forhindre og avdekke svindel, misbruk og tap, for å styrke IT- og betalingssikkerhet og for formål knyttet direkte til markedsføring.

Vi kan i noen tilfeller behandle sensitive personopplysninger.

Typer sensitive personopplysninger

Nærmere bestemt kan vi behandle følgende typer sensitive personopplysninger:

• Opplysninger om fagforeningsmedlemskap
• Biometriske opplysninger, for eksempel gjennom ansiktsgjenkjenningsteknologi
• Helseopplysninger i forbindelse med innskuddspensjon

Formålet med behandlingen av sensitive personopplysninger

Vi vil bare behandle sensitive personopplysninger når vi har behov for det, herunder:

• For formålet med produktet eller tjenesten vi tilbyr deg
• For identifisering og verifisering
• For å oppfylle lovkrav som gjelder oss som fondsforvaltningsselskap

Rettslig grunnlag for behandling av sensitive personopplysninger

Vi kan behandle sensitive personopplysninger om deg på følgende rettslige grunnlag:

• Uttrykkelig samtykke fra deg, jf. personvernforordningen artikkel 6.1 (a) og 9.2 (a)
• For å iverksette, utøve eller forsvare rettslige krav, jf. personvernforordningen artikkel 6.1 (f) og 9.2 (f)
• På grunnlag av vesentlig allmenn interesse, jf. personvernforordningen artikkel 6.1 (c) og artikkel 9.2 (g)

• Fyller ut søknader og andre skjemaer for å bestille tjenester og produkter
• Sender oss bestemte dokumenter
• Deltar på møter med oss
• Snakker med oss på telefonen
• Bruker applikasjonen Smartspar
• Kommuniserer med oss gjennom brev eller e-post

Vi innhenter også opplysninger fra tredjeparter, herunder fra:

• Andre selskaper i Eika Gruppen AS
• Norsk Pensjon og andre pensjonsforsikringsleverandører
• Andre fondsleverandører
• Din lokale Eika-bank
• VPS
• Folkeregisteret og andre offentlig tilgjengelige kilder
• Foretaksregistre og andre offentlig tilgjengelige registre

Vi behandler opplysningene dine fortrolig og trygt. Vi kan dele dem med tredjeparter, som også må sørge for fortrolig og trygg behandling. Dette gjelder i følgende situasjoner:

• Andre enheter i Eika Gruppen AS
• Garantister, kausjonister, fullmaktshavere, advokater, regnskapsførere og andre du har gitt oss tillatelse til å dele opplysningene dine med
• Våre leverandører og distributører
• Offentlige myndigheter etter loven eller rettskjennelse eller anmodning fra politi. Dette kan omfatte ØKOKRIM etter hvitvaskingsloven, Skatteetaten etter norsk lovgivning, Norges Bank for statistiske og andre formål, og utenlandske myndigheter i forbindelse med FATCA-rapportering.
• For formål knyttet til samfunnsforskning og økonomiforskning eller statistikk, der dette er i allmennhetens interesse.

Dine personopplysninger kan utleveres til offentlige myndigheter og andre tredjepersoner for bruk i tråd med opplysningsretten eller opplysningsplikten, og de formål som er angitt for behandlingen. Det forutsetter at lovgivningen tillater det, og at vår taushetsplikt ikke forhindrer det.

Overføring av personopplysninger til selskapets databehandlere anses ikke som utlevering. Slik overføring forutsetter imidlertid at det foreligger en databehandleravtale som sikrer tilfredsstillende sikring av personopplysninger hos databehandler.

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig ut fra det formålet som de ble registrert og brukt til.

Når ditt kundeforhold med Eika Kapitalforvaltning er avsluttet, lagrer vi vanligvis opplysninger om deg for en periode som er i samsvar med juridiske forpliktelser og krav og/eller Eika Kapitalforvaltnings berettigede interesse. Normalt lagrer vi opplysningene i inntil 13 år etter at ditt kundeforhold er avsluttet. Når et kundeforhold anses avsluttet, er avhengig av hvilke produkter du har kjøpt hos oss. Dersom du er usikker på om ditt kundeforhold er avsluttet, ta kontakt med Eika Kapitalforvaltning.

Følgende opplysninger om deg blir lagret i minimum fem år:

• Informasjon knyttet til tegnings- og innløsningskrav for verdipapirfond
• Rådgivning og markedsføring knyttet til alternative investeringsfond til ikke-profesjonelle investorer. Denne dokumentasjonen skal være så grundig at Finanstilsynet enkelt skal kunne kontrollere dette.
• Dokumentasjon og informasjon som er oppbevaringspliktig etter verdipapirhandelloven med forskrifter
• Dokumentasjon som er oppbevaringspliktig etter hvitvaskingsloven
• Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale

Vår juridiske forpliktelse til å lagre opplysninger er blant annet fastsatt i bokføringsloven, hvitvaskingsloven, lov om verdipapirfond, lov om alternative investeringsfond, verdipapirhandelloven og verdipapirforskriften, samt krav fra Finanstilsynet.

I visse tilfeller lagrer vi opplysningene lengre dersom vi har en berettiget interesse i å gjøre det, for eksempel:

• Hvis personopplysningene danner grunnlag for beregning av vårt kapitalkrav, kan vi lagre opplysningene i inntil 20 år
• Dersom foreldelsesfristen er tre år og fristen kan forlenges med inntil 13 år, kan vi lagre personopplysningene i tråd med Eika Kapitalforvaltnings berettigede interesse i inntil 13 år
• Hvis foreldelsesfristen er 10 år, kan vi lagre personopplysningene i tråd med Eika Kapitalforvaltnings interesse i inntil 10 år
• Dersom andre lovkrav tilsier det

Alle registrerte kunder har lovbestemte rettigheter knyttet til sine personopplysninger. Nedenfor gis det mer informasjon om de mest sentrale rettighetene du har knyttet til Eika Kapitalforvaltning sin behandling av dine personopplysninger.

Rett til innsyn i dine personopplysninger

Du kan få innsyn i personopplysningene vi behandler om deg og hva vi bruker dem til, hvor de kommer fra og hvem vi eventuelt deler dem med. Du kan få opplysninger om hvor lenge vi lagrer personopplysningene dine og hvem som mottar opplysninger om deg, i den grad vi videreformidler personopplysninger i Norge. Din rett til innsyn kan imidlertid være begrenset av lovgivning, beskyttelse av andres personvern og hensynet til vår forretningsdrift og praksis. Vår kunnskap, forretningshemmeligheter og interne vurderinger kan være unntatt fra innsynsretten.

Rett til å motsette deg behandling av personopplysninger

Under visse omstendigheter har du rett til å motsette deg behandling av dine personopplysninger. Dette gjelder blant annet når grunnlaget for behandlingen ikke er i vår berettigede interesse.

Rett til å nekte å motta direkte markedsføring

Du har rett til å nekte oss å bruke dine personopplysninger til direkte markedsføring. Du kan kontakte oss og be om at det registreres at du ikke ønsker noen form for direkte markedsføring.

Rett til retting av personopplysninger

Det er viktig at opplysningene som Eika Kapitalforvaltning har om deg, er riktige. Hvis du oppdager at opplysningene om deg er utilstrekkelige eller feilaktige, kan du kreve at vi korrigerer eller supplerer opplysningene.

Rett til sletting («retten til å bli glemt»)

Eika Kapitalforvaltning sletter personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle det formålet de ble innhentet for. Så lenge du har en avtale med oss, vil vi lagre nødvendige personopplysninger om deg. Når avtaleforholdet avsluttes, lagrer vi opplysningene frem til lovpålagte lagringsfrister opphører. Du kan også få slettet opplysningene vi har om deg hvis du for eksempel trekker tilbake et samtykke du tidligere har gitt.

Begrensning av bruken

Dersom du mener at personopplysningene vi har lagret om deg er feilaktige, eller dersom du har motsatt deg bruk av personopplysningene, kan du kreve at vi begrenser behandlingen til lagring. Bruken vil da være begrenset inntil det kan bekreftes at personopplysningene er korrekte eller det kan kontrolleres om vår berettigede interesse veier tyngre enn din.

Dersom du har rett til å få personopplysninger om deg slettet, kan du i stedet be oss om å begrense behandlingen til lagring. Hvis vi har behov for å bruke opplysningene for å fremme et rettslig krav, kan du også kreve at annen behandling begrenses til lagring. Vi kan imidlertid ha rett til annen bruk for å fremme et rettslig krav, eller dersom du har samtykket til dette.

Tilbaketrekking av samtykke

Dersom samtykke er det rettslige grunnlaget for en bestemt behandling, kan du når som helst trekke tilbake samtykket. Vær oppmerksom på at vi vil fortsette å bruke personopplysninger dersom det er nødvendig for å oppfylle en avtale vi har med deg, eller dersom vi er lovpålagt å gjøre dette.

Dataportabilitet

Hvis vi bruker personopplysninger basert på ditt samtykke eller som følge av en avtale, og databehandlingen er automatisert, har du rett til å motta kopi av personopplysningene du har oppgitt i et elektronisk format.

Reservasjon

Du har rett til å kreve begrenset behandling av dine personopplysninger. I visse situasjoner kan du også ha rett til å protestere mot behandlingen og mot automatiserte, individuelle avgjørelser som gjelder deg.

Når du har et kundeforhold hos oss, vil vi kunne tilby deg produkter innen de kategoriene som du allerede har et avtaleforhold med oss om. Vi kan bruke følgende nøytrale opplysninger om deg uten ditt samtykke:

• Ditt navn
• Kontaktopplysninger
• Fødselsdato
• Hvilke tjenester eller produkter du har inngått avtale om

Dersom vi ønsker å markedsføre produkter og/eller tjenester innenfor en annen produktkategori enn den vi har inngått avtale med deg om, trenger vi samtykke fra deg. Du kan reservere deg mot at vi bruker dine personopplysninger i markedsføringsøyemed.

Hva er en informasjonskapsel?

Når du besøker nettsidene våre, lagres informasjonskapsler (også kalt cookies) i nettleseren eller på enheten din. En informasjonskapsel er en liten tekstfil som inneholder informasjon om din interaksjon med nettsiden. Informasjonskapslene er ikke skadelige, og filene slettes automatisk etter en viss periode eller når nettsiden lukkes.

Vi setter både egne informasjonskapsler og informasjonskapsler fra tredjeparter. Vi vurderer alltid nøye hvilke informasjonskapsler som settes, hvilke verktøy vi benytter, og til hvilket formål.

Du kan selv administrere eller stenge av for informasjonskapsler i din nettleser. Vær oppmerksom på at blokkering eller sletting av informasjonskapsler kan påvirke funksjonalitet og brukeropplevelse.

Hva bruker vi informasjonskapsler til?

Vi bruker informasjonskapsler for at:

• Nettsidene skal fungere teknisk
• Nettsidene skal kunne tilpasses dine valg og innstillinger
• Vi skal kunne samle statistikk om hvordan nettsidene brukes, og dermed ha grunnlag for å forbedre brukeropplevelsen
• Vi skal kunne gi deg mer relevant innhold i annonser

Hvilke tredjepartsverktøy benytter vi og hvorfor?

Digital analyse

Som en viktig del av arbeidet med å lage brukervennlige løsninger benytter vi webanalyseverktøyene Piwik PRO og Google Analytics. Disse brukes for å få innsikt i digital atferd og trafikktrender, slik at vi kan forbedre nettstedet, innholdet, brukeropplevelsen og effektivisere markedsføring og kommunikasjon.

Dette er generell statistikk som for eksempel viser hvilke typer enheter, nettlesere og operativsystemer som benyttes, hvilke sider som besøkes, hvordan navigasjon brukes, tidspunkt for besøk, og om besøk starter med klikk på en kampanje, søk eller annet.

For Piwik blir dataen lagret innenfor EU (Nederland). Her finner du Piwiks personvernerklæring. Informasjonskapsler som settes av Piwik starter på _pk eller _pp.

For Google Analytics blir dataen lagret innenfor EU og/eller USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern.

Markedsføring

Vi benytter informasjonskapsler fra Floodlight for å kunne gi deg relevant og tilpasset markedsføring gjennom Google Ads. Det innhentes separat samtykke fra deg før det settes informasjonskapsler til dette formålet. Denne dataen blir lagret innenfor EU og/eller USA, og mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern.

Informasjonskapsler forblir i nettleseren din frem til du sletter dem, eller de går ut på dato. Utløpsdato varierer, men oppdateres typisk hver gang du besøker sidene våre.

Ved begjæring om innsyn skal denne sendes skriftlig og undertegnet til:

• Eika Kapitalforvaltning AS
• Att: personvernansvarlig
• Postboks 2349, Solli
• 0201 Oslo

Sammen med begjæringen må du legge ved en kopi av gyldig legitimasjon (for eksempel norsk førerkort, pass eller bankkort med bilde). Dersom du ber om innsyn på vegne av tredjeperson, må du legge ved fullmakt og bekreftet kopi av legitimasjonen til fullmaktsgiver.

Vi vil besvare henvendelsen om innsyn snarest mulig, og senest innen 30 dager fra vi mottok henvendelsen.

Kontaktinformasjonen til selskapets personvernrådgiver er: ipa@eika.no

Klage til Datatilsynet

Du har rett til å klage til Datatilsynet. Klagen sendes til:

• Datatilsynet
• Postboks 8177 Dep
• 0152 Oslo
• E-post: arkiv@datatilsynet.no

Datatilsynet skal underrette deg om klagebehandlingsforløpet og utfallet av klagen, herunder muligheten for rettslig prøving.